Ранее в аэропорту использовали разноплановые программы. С помощью ИС «Аэропорт» отслеживался суточный план полетов и планировалась загрузка аэропорта. В «Инфин.Управлении» велись бухгалтерский учет и расчет себестоимости. Алгоритмы расчета себестоимости отталкивались от информации, внесенной в программу.
Отраслевая отчетность считалась вручную, при этом не формировалась отчетность по Приказу №303 и форме 67-ГА. Учет спецодежды велся на специальных бумажных карточках. Фиксировалась только выданная спецодежда, выдачу нельзя было запланировать.
Из-за некорректного ввода данных возникали сложности с расчетом имущественного и транспортного налогов. В целом подготовка регламентированной и управленческой отчетности занимала много времени.
В «Аэропорту Салехард» была построена система управления финансовой и хозяйственной деятельностью на основе программ «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Управление автотранспортом». В качестве подрядчика выбрали IT-компанию «ГЭНДАЛЬФ» из Ростова-на-Дону.
В результате проекта автоматизации произошли следующие изменения в ведении учета в аэропорту.
Автоматизирован учет оперативной деятельности аэропорта. Оптимизированы ресурсы по внесению данных в учетную систему и расчету - налажен упорядоченный ввод информации, повысилась ее точность. Увеличился контроль сверки данных по количественным и суммовым расчетам оперативной деятельности, переноса этих данных в бухгалтерские.
Расчет себестоимости реализован в соответствии с законодательством и учетной политикой «Аэропорта Салехард», по привычным для сотрудников алгоритмам. Но они получили более тонкие инструменты по управлению затратами. Например, теперь амортизацию трапа можно направить именно на себестоимость взлет-посадки. Это влияет на детализацию экономического анализа. Также обеспечена прозрачность себестоимости услуг. Расчет себестоимости существенно упростился, появилась возможность оперативно контролировать расходы предприятия и принимать меры к их снижению.
Автоматически по данным системы заполняется отраслевая отчетность. Учитываются доходы и расходы по видам деятельности: авиационным (взлет, посадка, обслуживание пассажиров, обеспечение авиационной безопасности и др.) и неавиационным (например, работа гостиницы на территории). Отраслевая отчетность сразу совпадает с бухгалтерской. Дополнительно для формирования отчетности по требованиям Приказа Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 после типового закрытия месяца реализована детализация себестоимости видов услуг по процессам.
В соответствии с отраслевыми нормами законодательства в сфере охраны труда и нормами аэропорта настроен учет спецодежды, форменной одежды и средств индивидуальной защиты: шлемы, каски, утепленная обувь и костюмы. Назначена выдача спецодежды людям на определенных должностях. Формируется отчетность для сравнения плана и фактической выдачи.
После решения на предприятии проблемы раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности был закрыт ряд учетных блоков: бухгалтерское закрытие месяца (бухгалтерская отчетность), закрытие месяца в налоговом учете (декларация налога на прибыль), раздельный учет НДС, отраслевая отчетность, отчетность по налогу на имущество и транспортному налогу (декларации). Вся отчетность теперь формируется в 1C:ERP, заполняется автоматически и сдается из системы. Сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней.
Кроме того, была внедрена типовая подсистема кадрового учета и расчета зарплаты. Основными используемыми начислениями которой стали: оплата по окладу, оплата сверхурочных часов, стимулирующие выплаты и надбавки, надбавки за вредные условия труда, северная надбавка и районный коэффициент.
Налажено эффективное управление автотранспортом. Разработаны индивидуальные формы путевых листов. Выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства занимает теперь вдвое меньше времени, чем это было ранее. Внедрена система учета расходования ГСМ с учетом сезонности.
Унификация нормативно-справочной информации позволила устранить разночтения при заказе и приемке запчастей и расходных материалов. Это существенно сократило время на согласование планов закупок и обеспечило постоянное наличие на складе требуемых деталей и расходников. А работа в системе электронного документооборота ускорила все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров, внутренних, а также входящих и исходящих документов. Все версии документов теперь хранятся в электронном виде. Исключена утеря документов при передаче между отделами.