В Нефтеюганске внедрено решение «БФТ.е-Архив»

В департаменте финансов администрации города Нефтеюганска была модернизирована информационно-техническая платформа для автоматизации процессов хранения, обработки данных и получения оперативной информации об исполнении бюджета муниципального образования, созданная на базе решения БФТ «АЦК-Финансы». Был расширен ее функционал в части обеспечения хранения электронных документов бюджетного процесса и вложений к ним за многолетний период. Теперь вся документация доступна в «цифре» на едином информационном ресурсе, что позволяет быстро и удобно осуществлять поиск необходимых файлов. Исполнителем проекта выступила Компания БФТ.

НОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ

До реализации проекта в департаменте финансов администрации города Нефтеюганска электронные документы хранились в отдельных базах данных системы за каждый календарный год. Это не позволяло оперативно искать нужные файлы за многолетний период, получать к ним доступ и выгружать их по запросам внешних организаций. Внедрение в ходе проекта подсистемы «БФТ.е-Архив» обеспечило возможность быстрого поиска и выгрузки файлов документов и вложений к ним за счет реализации следующего функционала:

  • загрузка и выгрузка электронных документов, вложений, электронных подписей через пользовательский интерфейс (API);
  • присвоение уникальных ID загруженным в подсистему файлам;
  • хранение за многолетний период загруженных в подсистему файлов;
  • хранение истории изменений состава вложений и электронных подписей к ним;
  • просмотр электронных документов с возможностью настройки отображаемых полей;
  • поиск электронных документов по атрибутам с использованием фильтров;
  • возможность предварительного просмотра файлов вложений;
  • формирование файла-архива в формате .zip.

МЕХАНИЗМ РАБОТЫ

Процесс работы с документами через пространство «БФТ.е-Архив» строится следующим образом: из внешних систем в электронный архив поступает информация о документе с файлами вложений и электронными подписями к ним; в пространстве архива создается карточка документа, в которой сохраняется вложение; файлу предоставляется уникальный идентификатор. Пользователь может получить электронный документ по внутреннему id.

На основе этой схемы создается муниципальный архив документов, позволяющий хранить документы и отчетность из систем линейки БФТ и других внешних систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период.

РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ

Внедренная в рамках проекта подсистема «БФТ.е-Архив» позволяет:

  • создать единую точку доступа для разных систем и пользователей к вложениям документов за многолетний период с развитыми возможностями поиска;
  • организовать процесс обмена между системами без необходимости передачи файла вложения документа в натуральном виде;
  • снизить рассинхронизацию данных (копий и версий файлов вложений документов);
  • организовать работу с системой посредством открытого программного интерфейса;
  • снизить совокупный объем хранимых данных взаимодействующих систем.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация, внедрение