НОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ
До реализации проекта в департаменте финансов администрации города Нефтеюганска электронные документы хранились в отдельных базах данных системы за каждый календарный год. Это не позволяло оперативно искать нужные файлы за многолетний период, получать к ним доступ и выгружать их по запросам внешних организаций. Внедрение в ходе проекта подсистемы «БФТ.е-Архив» обеспечило возможность быстрого поиска и выгрузки файлов документов и вложений к ним за счет реализации следующего функционала:
- загрузка и выгрузка электронных документов, вложений, электронных подписей через пользовательский интерфейс (API);
- присвоение уникальных ID загруженным в подсистему файлам;
- хранение за многолетний период загруженных в подсистему файлов;
- хранение истории изменений состава вложений и электронных подписей к ним;
- просмотр электронных документов с возможностью настройки отображаемых полей;
- поиск электронных документов по атрибутам с использованием фильтров;
- возможность предварительного просмотра файлов вложений;
- формирование файла-архива в формате .zip.
МЕХАНИЗМ РАБОТЫ
Процесс работы с документами через пространство «БФТ.е-Архив» строится следующим образом: из внешних систем в электронный архив поступает информация о документе с файлами вложений и электронными подписями к ним; в пространстве архива создается карточка документа, в которой сохраняется вложение; файлу предоставляется уникальный идентификатор. Пользователь может получить электронный документ по внутреннему id.
На основе этой схемы создается муниципальный архив документов, позволяющий хранить документы и отчетность из систем линейки БФТ и других внешних систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период.
РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ
Внедренная в рамках проекта подсистема «БФТ.е-Архив» позволяет:
- создать единую точку доступа для разных систем и пользователей к вложениям документов за многолетний период с развитыми возможностями поиска;
- организовать процесс обмена между системами без необходимости передачи файла вложения документа в натуральном виде;
- снизить рассинхронизацию данных (копий и версий файлов вложений документов);
- организовать работу с системой посредством открытого программного интерфейса;
- снизить совокупный объем хранимых данных взаимодействующих систем.
